Versie 1.0 — 28 maart 2026

Vorm & Flow hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en aan uw recht op privacy. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

Dit beleid is van toepassing op alle activiteiten van Vorm & Flow, met inbegrip van de webshop en de workshopregistraties via www.vormflow.be.

Artikel 1 — Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG/GDPR is:

Vorm & Flow — handelsnaam van MAKER BV

Ledebergstraat 109, 9050 Gent, België

BTW-nummer: BE0847226011

E-mail: [email protected]

Website: www.vormflow.be

Voor alle vragen of verzoeken met betrekking tot uw persoonsgegevens kunt u ons bereiken via bovenstaand e-mailadres.

Artikel 2 — Welke persoonsgegevens verwerken wij?

2.1 Gegevens die u ons rechtstreeks verstrekt

Bij het plaatsen van een bestelling of het inschrijven voor een workshop verwerken wij de volgende gegevens:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Leveringsadres en eventueel factuuradres
• Telefoonnummer (optioneel, voor leveringskommunicatie)
• Betalingsgegevens — wij slaan geen volledige betaalkaartgegevens op; betalingen worden afgehandeld door onze betalingsprovider
• Inhoud van uw berichten bij klantencontact

2.2 Gegevens die automatisch worden verzameld via websitebezoek

Wij gebruiken Plausible Analytics, een privacy-vriendelijke analysetool die wij zelf hosten op onze eigen server. Plausible Analytics:

• plaatst GEEN cookies op uw apparaat;
• verzamelt GEEN persoonlijk identificeerbare informatie;
• volgt u NIET over meerdere websites of sessies;
• maakt gebruik van GEEN fingerprinting-technieken;
• deelt GEEN gegevens met derden.

Plausible Analytics verzamelt uitsluitend geaggregeerde, anonieme statistieken zoals het aantal paginabezoeken, het type apparaat, de browser, het besturingssysteem en het land van herkomst (op basis van het IP-adres, dat onmiddellijk na verwerking wordt gewist en nooit wordt opgeslagen). Deze gegevens zijn niet herleidbaar tot een individu.

Omdat Plausible Analytics geen cookies gebruikt en geen persoonsgegevens verwerkt, is hiervoor geen cookiebanner of toestemming vereist.

2.3 Gegevens die wij niet verzamelen

Wij plaatsen geen tracking-cookies van derden (zoals Google Analytics, Facebook Pixel of vergelijkbare tools). Wij maken geen gebruik van remarketingpixels of sociale media-plugins die uw gedrag bijhouden.

Artikel 3 — Doeleinden en rechtsgrond van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden:

3.1 Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG)

• Verwerking en levering van uw bestelling
• Inschrijvings- en communicatiebeheer voor workshops
• Facturatie en betalingsverwerking
• Klantendienst en afhandeling van klachten

3.2 Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG)

• Bijhouden van boekhoudkundige en fiscale verplichtingen (bewaartermijn: 7 jaar)

3.3 Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG)

• Anonieme websitestatistieken via Plausible Analytics om de gebruikservaring en inhoud van onze website te verbeteren
• Beveiliging en fraudepreventie

3.4 Toestemming (art. 6.1.a AVG)

• Verzenden van nieuwsbrieven of promotionele communicatie — uitsluitend indien u hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken via de afmeldlink in elke e-mail of door contact op te nemen via [email protected].

Artikel 4 — Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doeleinde waarvoor ze werden verzameld:

• Klant- en bestelgegevens: 7 jaar na de laatste transactie (wettelijke boekhoudkundige bewaarplicht)
• Inschrijvingsgegevens voor workshops: 2 jaar na de workshopdatum
• Klantenservicecommunicatie: 2 jaar na afsluiting van het dossier
• Marketinggegevens (nieuwsbrief): tot u uw toestemming intrekt
• Anonieme websitestatistieken (Plausible): onbeperkt, aangezien er geen persoonsgegevens worden verwerkt

Artikel 5 — Doorgifte aan derden

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan derden, behoudens in de volgende gevallen:

• Verzenddiensten: uw naam en leveringsadres worden gedeeld met onze verzendpartner(s) voor de levering van uw bestelling.
• Betalingsproviders: betalingstransacties worden verwerkt door Mollie B.V., een gecertificeerde betalingsprovider gevestigd in Nederland en actief in de EER. Wij hebben zelf geen toegang tot uw volledige betaalkaartgegevens. Het privacybeleid van Mollie is beschikbaar op www.mollie.com/be/privacy.
• Wettelijke verplichting: wanneer wij hiertoe verplicht zijn door een wet, rechterlijk bevel of overheidsinstantie.

Wij maken geen gebruik van externe analyticsdiensten zoals Google Analytics. Onze analyticstool (Plausible) wordt volledig zelf gehost op onze eigen server in de Europese Economische Ruimte. Er vindt geen overdracht van gegevens buiten de EER plaats.

Artikel 6 — Cookies en vergelijkbare technologieën

Wij maken uitsluitend gebruik van functionele, strikt noodzakelijke cookies die vereist zijn voor de werking van de webshop, zoals:

• Sessiecookies voor winkelmandbeheer
• Cookies voor het bijhouden van uw inlogstatus (indien van toepassing)

Wij plaatsen geen analytische, advertentie- of tracking-cookies van derden. Plausible Analytics, onze zelfgehoste analyticstool, gebruikt geen cookies en vereist geen toestemming.

Omdat wij uitsluitend strikt noodzakelijke cookies gebruiken en geen enkele tracking-cookie van derden plaatsen, is een cookiebanner op basis van de huidige Belgische en Europese regelgeving niet vereist. Wij informeren u hierover volledig in dit privacybeleid.

Artikel 7 — Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, openbaarmaking of misbruik. Dit omvat onder meer:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor alle gegevensoverdracht
• Toegangsbeperking tot persoonsgegevens tot strikt noodzakelijk personeel
• Regelmatige back-ups van systeemgegevens

Ondanks deze maatregelen kan geen enkele methode van overdracht via internet of elektronische opslag volledig worden gegarandeerd. Bij een inbreuk op de beveiliging die uw rechten ernstig in gevaar brengt, zullen wij u en de bevoegde autoriteit (GBA) informeren conform de wettelijke verplichtingen.

Artikel 8 — Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG/GDPR heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage (art. 15 AVG): u heeft het recht te weten welke gegevens wij over u verwerken.
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG): u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG): u kunt vragen uw gegevens te wissen, behoudens wettelijke bewaarverplichtingen.
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG): u kunt de verwerking van uw gegevens laten beperken in bepaalde omstandigheden.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG): u heeft het recht uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG): u kunt bezwaar maken tegen de verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, waaronder direct marketing.
• Recht om toestemming in te trekken: wanneer de verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking aantast.

Om uw rechten uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar [email protected] met vermelding van uw naam en een kopie van uw identiteitsbewijs (ter verificatie). Wij behandelen uw verzoek binnen 30 dagen.

Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

• Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
• Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
• E-mail: [email protected]

Artikel 9 — Wijzigingen aan dit privacybeleid

Vorm & Flow behoudt zich het recht voor dit privacybeleid op elk ogenblik te wijzigen, bijvoorbeeld als gevolg van wijzigingen in de wetgeving of in onze dienstverlening. De meest recente versie is steeds beschikbaar op www.vormflow.be.

Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u hiervan op de hoogte stellen via e-mail of een prominente mededeling op de website.

Dit beleid werd voor het laatst gewijzigd op 28 maart 2026.